会社のデータ持ち出し禁止を強化｜USBメモリ導入事例
総合商社として、世界各国にわたるネットワークを活用し、日本、北米、アジアをはじめとする世界各地域で、金属、機械、エレクトロニクス、資源・エネルギー、化学品、繊維、食糧・食品、消費財など多岐にわたる商品・製品の仕入、販売、流通、及びマーケティング等の商取引全般に従事されており、これらの取引において、契約当事者もしくは代理人として活動されています。また、販売先及び仕入先に対するファイナンスの提供、都市及び産業インフラ整備プロジェクトの企画立案・調整及び管理運営、システムインテグレーションや技術開発におけるコンサルティング、輸送・物流など様々なサービスを提供されています。加えて、バイオテクノロジーから情報通信産業まで幅広い産業分野への投資、資源開発、鉄鋼製品や繊維製品等の製造・加工、不動産の開発・管理、小売店舗運営など、多角的な事業活動を行っておられます。
システム・ソリューション部
部長 海田 雅人様
東京共同会計事務所では会計業務だけでなく、ファンドの管理委託業務にも携わる。
そのため、通常業務としてクライアントとのデータ授受が発生する。大切なクライアントのデータを厳正に管理するため、4年以上前からIT機器の資産管理ソフト、LanScopeCATを導入。データの社外持ち出しを防ぐため、USBメモリも使用禁止とした。
導入製品：TRAVENTY V SuperVision / TRAVENTY 管理者ツール
主な利用用途：クライアントとのデータ授受、オフラインPCとのデータ移送
「大枠の社のポリシ―として会社の外には正規の対象先（クライアント）以外に対してはデータを持ち出さないというポリシ―があります。そのため、データの持ち出しに関しては厳正に管理をしています。ただ、どうしても業務として発生してしまうクライアントとのデータ授受、そこに対してのみ貸出運用という形式でセキュリティUSBメモリを導入しました。」と同社の海田雅人氏は導入の背景について語る。
貸出用のセキュリティUSBメモリは資産管理ソフトとほぼ同時に導入。当時顧客とのデータのやり取りはデータをZIPで暗号化したものをCD-Rに焼いて受渡をしていたが、CD-Rでの受け渡しを嫌うクライアントや容量の大きなデータはUSBメモリで受渡を行っていた。
「PCの端末は200台前後、全端末にLanscopCatを導入し、デバイス制御をしています。社内では専用端末以外USBメモリの使用を禁止しています。クライアントのデータ授受においてどうしても必要な場合にのみ、使用者が申請書を提出し、専用のセキュリティUSBメモリを貸出し、データの受渡に関してはそのUSBメモリを使ってデータを顧客に渡し、その際受取書にサインをもらうという運用をしています。」
現在、クライアントとのデータ授受のために使用しているUSBメモリは15本。4年以上前にSdcontainer 2.0（旧イーディーコントライブ社製品）を10本採用し、さらにウイルス対策を強化させるため後継機のTRAVENTY V SuperVisionを5本購入した。
「導入当時は暗号化された領域を開いてそこにデータを保存するものがほとんどで、強制的に暗号化できるタイプははみつかりませんでした。
クライアントに通常のUSBメモリで暗号化をお願いするわけにもいかないので、インストール不要で強制的に暗号化するイーディーコントライブ社のセキュリティUSBメモリが運用に適していました。」と選定のポイントについて海田氏は語る。
セキュリティUSBメモリの貸出期間はLanscopeCatで設定。基本的に長いスパンでは貸さない。通常貸し出したUSBメモリは2～3日で返却される。
パスワードは設定しておき、貸出の際に教える。また、USBメモリに保存したデータは情報システム部の専用の端末でのみ社内へデータを保存することが可能だ。
クライアントから受け取ったデータはシステム部の決められた専用端末から読み込む。
「社内のPCでは運用ポリシー上USBメモリは使えないため、システム部へ一旦データを預け、システム部側でサーバにデータを上げて作業をします。そのためユーザから運用が面倒だと言われることはありますが、USBメモリの使い勝手に関しては特に問題はありません。TRAVENTY V SuperVisionシリーズでは、TRAVENTY 管理者ツールで詳細なポリシーをUSBメモリに反映させることができるので以前の製品に比べ、使い勝手は良くなりましたね。」
同社はSdcontainer 2.0の後継機としてウイルス検知機能搭載のTRAVENTY V SuperVisionを採用。USBメモリを介して広がるウイルス感染被害についてどのような対策をしているのか。 「基本的に顧客持ち込みのUSBメモリの使用はNG。以前、ウイルス感染したデータを持ち込まれたことがありました。預ったデータは専用端末で一回チェックしてからサーバにデータを挙げることにしているので水際で防ぐことができました。」
「ただ、社外でデータを受け渡す際に接続するPCが、必ずしも安全な環境かどうかはこちらではわからないので、セキュリティ対策として、トレンドマイクロ社のウイルス検知ソフトTMUSBが搭載されている、TRAVENTY V SuperVisionを採用しました。」
クライアントの大切なデータを預かる同社はシステムで情報を厳正に管理。コスト削減の要として新たに展開が進むクラウドサービスも今後の情報管理における重要な課題だ。
「懸念事項としては、会社の外にはデータは持ち出さないことをポリシ―としているので、クラウドになると委託先にデータを預けることになり、社のポリシ―に反することになる点です。ですので、コストメリットがあることはわかりますがなかなかそこに預けようと思えません。」と今後の情報管理について、海田氏はその課題を語った。